脱・残業地獄！生産性を爆上げするITエンジニア向け時短アプリ＆時短術

1 はじめに
2 1.仕事の生産性を爆上げする時短アプリ13選
3 1.1タスク管理アプリ
4 1.2 ビジネスチャットアプリ
5 1.3メモアプリ
6 1.4　名刺管理アプリ
7 ２.仕事において時短できる時短術10選
8 まとめ

はじめに

　いつもお読みいただきありがとうございます。日本はもともと残業が多い国として、世界中でも評判になっています。多い残業を無くすためにはどうしたらよいかを今回の記事で考えていきたいと思います。それには効率よく生産性を上げるほかはないと考えられます。そこで今回の記事では、ITエンジニアが生産性を爆上げするための時短アプリや、そもそもの時短術について考察していきたいと思います。時短アプリ＆時短術でＮＯ残業につながれば幸いです。ぜひ、最後まで付き合いください。

1.仕事の生産性を爆上げする時短アプリ13選

1.1タスク管理アプリ

・Todoist（出所：公式サイト）

①　Siriの音声入力機能を使用して、音声でメモをとりスケジューラーなどを活用できる

②　カレンダー画面で 1 週間の予定を視覚化し、繰り返しのタスクも簡単に設定できます

③　カレンダー画面で 1 週間の予定を視覚化し、組み込まれた予定日を表示したり、繰り返しのタスクにも対応できます

④　チームタスクを1ケ所で完了できます

⑤　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

・Microsoft To Do（出所：公式サイト）

①　モバイルアプリとデスクトップアプリとの両方が利用できるため、一日中タスクを把握することができます

②　To Do リストのオンライン共有を使用すると、同僚、友人、家族と常につながることができます

③　データなどはAndroid、iPhone、Windows、Web の間で同期されます

④　有料です

・Google To Do リスト（出所：公式サイト）

①　Google カレンダー、Google アシスタントなどで、タスクの作成と管理を行えます

②　どこにいても、その時に持っているデバイスを使用してタスクをすばやく記録できます

③　Google Workspace サービスからタスクを作成できます

④　通知機能と期限設定機能を使用して、タスクの進捗を管理できます

⑤　タスクに詳細情報を追加したり、サブタスクを作成したりできます

⑥　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

1.2 ビジネスチャットアプリ

・Chatwork（出所：公式サイト）

①　メールと違い、形式ばった挨拶文なしで直接本題に入れます

②　電話と違って連絡の行き違いや、履歴確認によっての認識のズレが起きません

③　好きなタイミングで確認・返信できます

④　SNSと違って、仕事専用のアカウントだからプライベートの連絡を分けられます

⑤　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

・LINE WORKS（出所：公式サイト）

①　自分のタスクだけではなく、プロジェクトメンバーのタスクも共有するなど、タスク管理が得意です

②　契約の依頼から完了までの流れが一目でわかります

③　業務の進捗管理のために、トークをタスクとしてリスト化することができます

④　事務作業を効率化するために、個々の作業をタスクで依頼・管理することができます

⑤　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

・Google Workspace（出所：公式サイト）

①　いつでも、どこでも、デバイスは何を使用しても、メンバー全員がデータにアクセスできます

②　生成AI機能が活用できます

③　Google Meet、ドライブ、Chat、スプレッドシート・ドキュメントなどを活用することができます

④　セキュリティ対策が万全なため、ID、情報、アプリケーション、デバイスを安全に保護できます

⑤　有料です

1.3メモアプリ

・Google Keep（出所：公式サイト）

①　どこからでもアクセスできる

②　重要なことを記録して、情報を忘れないよう整理しておくことができます

③　Google Workspace の各種アプリからメモを直接追加できます

④　共有メモを同時な作成、編集できます。

⑤　有料です

・Notion（出所：公式サイト）

①　ExcelやWordなどのファイルを添付したり、画像や動画、ウェブサイトをページ内に埋込みができます

②　NotionはExcelやスプレッドシートのような使い心地で、表形式で様々なデータを管理ができます

③　個人のタスク管理だけではなく、プロジェクトチームの活動全てを管理できます

④　共有データを誰が更新したのかを記録しておけます

⑤　共有データの更新が間違っていた場合、過去のデータの復元ができます

⑥　共有データを複数人でリアルタイムに同時編集ができます

⑦　有料です

・Evernote（出所：公式サイト）

①　文章はすべてのデバイスに自動的に記録されて、同期されます

②　画像、音声、PDF、スキャン、テキスト、ドキュメントを追加することができます

③　やらなければならないことを整理するために、タスク、ノート、スケジュールを分析してまとめます

④　有料です

・Dropbox Paper（出所：公式サイト）

①　リアルタイムでドキュメントの編集、コメントの追加ができます

②　タスクの割り当てや締め切りの追加、ユーザーへのメンション通知をドキュメント内から直接できます

③　PAPERを使用すれば、動画などを直接ドキュメントに埋め込むことができます

④　ドキュメントを自動的に本格的なプレゼンテーション仕様に変換します

⑤　有料です

1.4　名刺管理アプリ

・Wantedly People（出所：公式サイト）

①　スキャン1回で10枚の名刺をスキャンできます

②　スキャンされたデータから、相手に関する情報をWantedly Peopleが検索してくれます

③　名刺の相手が昇進、移動、転職などした場合に、プロフィールを更新すると最新情報にアップデートしてくれます

④　名前・会社名・部署・役職などで検索できるので、この方誰だっけという心配なく人脈を管理できます

⑤　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

・Eight（出所：公式サイト）

①　アプリを開くとQRコードで作られたデジタル名刺が渡せます。また、このデジタル名刺を使用して、「スマホを使用したタッチ機能」でも名刺交換ができます

②　名刺を撮影するだけで、基本情報を登録することができます。すなわち、名前・会社名・部署・役職で検索できるので、必要な情報をすぐに見つけることができます

③　近況情報（昇進や転職）が届きます

④　名刺交換をした相手とメッセージをやりとりできる機能が付いています

⑤　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

・myBridge（出所：公式サイト）

①　スマホで名刺を撮影するだけで、社内の名刺を一括管理するための共有名刺帳を作成できます

②　すべての名刺情報を正確にデータ化できます

③　会社名・名前・部署・役職などのキーワードで、すぐに該当する個人を特定できます

④　名刺情報をExcelに出力できます

⑤　LINEやメールなどで簡単に名刺情報を共有できます

⑥　スマホに電話がかかってきたときに、名刺の情報を画面に表示する機能があります

⑦　基本的な操作は無料、それ以上は有料です

参考出典：

２.仕事において時短できる時短術10選

・タイパを常に意識する。

タイパとは、費やした時間で獲ることができた成果物や効用のことです。この成果物や効用を得るために費やした時間が短ければ短いほど、タイパが良いと言います。この概念を仕事に適用してみると、こう言えると思います。あるタスクを達成するためにいかに時間を節約するかを意識してみるだけでも、働き方が変わり、生産性が改善して脱残業につながると言えます。

・デスクまわりの整理整頓をする。

コクヨが2018年に行った調査では、乱雑なデスクから書類を探し出すため、人は1日20分をかけているそうです。これを年単位で計算すると1年で80時間もの時間を探しものに使用していることになるそうです。この時間はデスク周りの整理整頓することで節約できます。

・メモ・発言録・議事録でタスクの指示理解のすれ違いを減らす。

上司からの指示理解を間違えて認識していると、その間違いを訂正するために余分な時間を必要とすることになります。ですので、正しい指示理解をするためにメモ・発言録・議事録を最大限に活用しましょう。そうすれば、指示理解にすれ違いが無くなるので、余分な時間やストレスを無くすことができます。

・メモを必ず取る。

会社の上司や先輩から仕事のやり方をならうときには、忘れないようにメモを必ず取るようにしましょう。紙のメモが苦手な方はメモアプリで、音声をテキスト化してメモにしてもらうのも1つの選択肢だと言えます。メモやメモアプリを使用して仕事を覚えると、生産性が向上して時間の節約になります。

・メールのフィルタリング機能を活用する。

メールチェックは1日の仕事のうち重要な仕事だと言えます。しかし、送られてきたメールすべてが重要なメールだとは限りません。優先順位をつける必要があります。そこで、重要なメールだけを見て、その他は重要度が低い分類に入れたり、また、迷惑メールを迷惑メールフォルダにフィルタリングするための「メールのフィルタリング機能」の活用こそが、仕事をスムーズに行うテクニックの1つとなります。

・手帳や手帳アプリを活用する。

社会人たるものスケジュール管理は必須になります。手帳や手帳アプリを使用してない場合に、スケジュールのダブルブッキング（二重予約）をしてしまったなど、仕事上で取り返しのつかない事態に陥る可能性があります。ダブルブッキングを起こしてしまうと、仕事上のクライアント様からの信用も失うことになります。信用回復に余分な時間を費やすため、手帳や手帳アプリを使用するようにしましょう。

・業務の重要度の格付けをする。

自分が抱えている仕事を下記の4つに仕分けしてみてください。この４つの仕分け方法を「重要度・緊急度マトリックス」と言います。この仕訳の方法を習得するだけで時間の短縮が図れて、生産性向上につながります。

第1象限：重要かつ緊急

第2象限：重要だが緊急ではない

第3象限：重要ではないが緊急

第4象限：重要でも緊急でもない

・ポモドーロ・テクニックを実践する。

ポモドーロテクニックとは、時間経過ともに落ちてくる仕事の生産性を、いかに落とさないで継続するためのテクニックです。具体的には25分働いて5分休憩を取るというやり方です。このポモドーロ・テクニックを実践することで疲労がたまるのを軽減できるため、パフォーマンスを落とすことなく仕事を継続できます。だらだら仕事をやることと比べると、パフォーマンスの高い時間を使うことができているので、結果的に時短につながると言えます。

・打ち合わせや会議は制限時間を決めて行う。

ついだらだらと進行している会議中に、途中でもう嫌になってランチはどこに行こうとか考えだした経験がある方は多いと思います。会議は出席者全員の時間を費やしているので、無駄な時間をカットする必要があります。だらだらと会議が進んでいるなと感じたら、それは無駄な時間ですので、会議の議題を次回の宿題にして、強引に会議を終了するのも1つのテクニックです。また、会議や打ち合わせに1時間でやめるという目安の時間を作るのも１つのテクニックです。